Обзор
Регламент простыми словами
Этот регламент описывает, как в Robusta работает корпоративная компьютерная техника: как её получают, обслуживают, меняют, возвращают и в каких случаях выкупают.
Основные принципы едины для всех сотрудников. Конкретный процесс выдачи, доставки и возврата может отличаться в зависимости от формата работы и страны нахождения сотрудника.
MacBook — стандартный рабочий компьютер компании. Windows- или Linux-устройства выдаются в отдельных случаях по рабочей необходимости и согласованию с IT.
Владелец регламента — IT. Куда идти с вопросом:
- эксплуатация, неисправность, инцидент — заявка в Helpdesk;
- нестандартная конфигурация — рабочее обоснование и согласование;
- исключение из самого регламента — отдельный путь согласования (см. ниже).
Быстрый вход
Что вам нужно?
Начните с ситуации, а не с пункта документа.
- Я новый сотрудникКакую технику вы получите и когда она будет готова.
- Мне нужна заменаКогда компьютер можно заменить и как проходит диагностика.
- MacBook сломался или повреждёнЧто делать при неисправности, падении, залитии или другом повреждении.
- Я потерял устройство / его укралиСрочные действия при потере или краже корпоративного устройства.
- Я увольняюсьКак вернуть технику и получить подтверждение возврата.
- Мне нужна дополнительная техникаКак заранее запланировать покупку и что делать, если потребность возникла вне бюджета.
- Нужна нестандартная конфигурацияКак запросить более мощное оборудование.
Если читать некогда
Главное за 30 секунд
Десять правил, которые закрывают большинство вопросов о технике.
- Новый сотрудник не обязательно получает новый MacBook — подходящая исправная техника используется повторно.
- Конфигурация определяется рабочими задачами.
- Более мощную конфигурацию можно запросить с обоснованием.
- Новая модель MacBook сама по себе не является основанием для замены.
- После 5 лет устройство проходит оценку IT, но не обязательно заменяется.
- Если техника мешает работе или сломалась — Helpdesk.
- Случайное повреждение не означает автоматическую обязанность оплатить устройство.
- Нельзя самостоятельно передавать корпоративную технику другому сотруднику.
- При увольнении техника возвращается компании; иногда MacBook можно выкупить.
- Корпоративная техника управляется IT и должна соответствовать требованиям безопасности.
- Корпоративную технику покупает IT. Дополнительные потребности лучше заранее включать в бюджет следующего года и передавать в IT и Finance.
- Каждое устройство учитывается в Planfix и закрепляется за ответственным сотрудником.
Профили оборудования
Какой компьютер мне предоставят?
Профиль определяется рабочими задачами, а не уровнем должности.
Standard
Для большинства сотрудников
- Management
- HR
- Finance
- Sales
- Support
- Marketing
- Operations
- другие роли без тяжёлых локальных вычислений
Ориентир
- MacBook Air
- 16 GB RAM
- 256–512 GB SSD
Конкретную модель выбирает IT
Development
Для технических ролей
- Developers
- DevOps
- другие специалисты с тяжёлыми локальными нагрузками
Ориентир
- MacBook Air / MacBook Pro
- 16–24+ GB RAM
- 512 GB+ SSD
Конкретную модель выбирает IT
Custom
Требуется обоснованиеНестандартная потребность
- Pro / Max
- 32–64 GB RAM
- большой SSD
- другое дорогостоящее оборудование
Каждый запрос рассматривается отдельно
Как согласуется Custom
Нестандартная конфигурация запрашивается с обоснованием: какие задачи не решаются на стандартном профиле и что изменится после апгрейда. IT проверяет, нужна ли нестандартная конфигурация технически, подбирает подходящую и оценивает бюджетный сценарий.
- Сотрудник
- Руководитель
- IT
Если закупка выходит за утверждённый бюджет
- Руководитель сотрудника
- Директор департамента
- Finance / держатель бюджета
IT остаётся техническим согласующим на обоих уровнях.
Онбординг
Как получить технику
Заявку создаёт HR, дальше процесс ведёт IT.
HR создаёт заявку
Минимум за 2 рабочих дня до выхода сотрудника
IT определяет профиль
На основе роли и рабочих задач
IT проверяет возвратный фонд
Исправная техника используется повторно
Есть устройство
- Подготовка
Нет устройства
- Закупка
Выдача
Стандартный комплект
Базовый комплект
Выдаётся всем
- MacBook;
- зарядное устройство;
- кабель.
Дополнительно
По рабочей необходимости
- мышь;
- USB-C hub;
- другое оборудование.
Важно
Пожелания сотрудника могут учитываться, но не являются обязательными.
Что происходит перед повторной выдачей
Подготовка устройства
- Диагностика состояния
- Полное стирание данных (wipe)
- Чистая установка macOS
- Регистрация в MDM
- Обновление записи в Planfix
- Проверка: данных предыдущего пользователя не остаётся
Замена
Нужна замена?
Замена решает рабочую проблему, а не обновляет модельный ряд.
Есть проблема с работой?
Нет
Продолжаем использовать устройство.
Да
- Заявка в Helpdesk
- Диагностика IT
IT определяет, что это: неисправность или плановая оценка возраста.
Устройство просто состарилось
Плановая оценка
Ремонт ради продления срока службы в этом случае не делается. IT:
- оставляет в работе;
- заменяет;
- переводит в резерв;
- списывает.
С устройством что-то случилось
Неисправность или повреждение
IT:
- проводит диагностику;
- при необходимости выдаёт рабочую замену;
- вопрос ремонта старого устройства решает отдельно.
Подробнее
Основания для досрочной замены
- аппаратная неисправность;
- существенная деградация батареи;
- недостаточная производительность для рабочих задач;
- RAM / SSD больше не соответствуют задачам;
- прекращение необходимой поддержки ОС;
- систематические проблемы в работе устройства;
- дальнейшая эксплуатация экономически нецелесообразна.
Поломка и повреждение
Если что-то случилось с MacBook
Порядок действий зависит от того, что именно произошло.
Износ и неисправность
Обычная эксплуатация
- естественный износ;
- аппаратная неисправность;
- деградация батареи;
- отказ компонента.
За чей счёт
Компания организует ремонт или замену за свой счёт.
Бытовая ситуация
Случайное повреждение
- падение;
- попадание жидкости;
- разбитый экран;
- повреждение корпуса.
За чей счёт
Создайте заявку и честно опишите обстоятельства. Компания покрывает ремонт или замену — единичный случай не означает автоматического взыскания.
Разбирается отдельно
Утрата и спорные случаи
- потеря по невнимательности;
- оставление без присмотра;
- повторяющиеся похожие случаи;
- грубая небрежность или умышленное повреждение.
За чей счёт
Решается отдельно. IT фиксирует только технические факты.
Как разбираются спорные случаи
IT фиксирует технические факты
Состояние устройства и обстоятельства
Руководитель информируется
HR и Finance рассматривают обстоятельства
Legal подключается при необходимости
Срочный сценарий
Потеряли или украли устройство?
Чем быстрее IT узнает, тем меньше риск для корпоративных данных.
Сообщите сразу после обнаружения — не ждите конца дня
Создайте заявку в Helpdesk
Если Helpdesk недоступен — свяжитесь с руководителем
Максимально точно опишите обстоятельства
Офбординг
Возврат техники
Техника возвращается компании, а сотрудник получает подтверждение возврата.
Сценарий 1
Офис
Устройство передаётся IT в последний рабочий день либо в заранее согласованный срок
Проверка комплектности и состояния
Подтверждение возврата
Сценарий 2
Remote РФ
IT связывается с сотрудником и согласует срок
Компания организует и оплачивает доставку
Сотрудник надёжно упаковывает устройство
Фото отправления или передачи службе доставки
Отправка MacBook
IT подтверждает получение
Когда отправлять
Обычно IT просит отправить устройство в предпоследний рабочий день или утром последнего рабочего дня.
Вернуть
- MacBook
- Зарядное устройство
- Кабель
- Выданные вместе с рабочим местом аксессуары — например, мышь или USB-C hub, если они были предоставлены компанией и IT не сообщил иное
Подтверждение возврата
Сотрудник получает подтверждение, что оборудование принято компанией. Первоначальный акт выдачи при этом не уничтожается — история движения актива сохраняется.
Выкуп
Можно ли выкупить MacBook при увольнении?
Выкуп рассматривается при увольнении. Возможность определяет IT в каждом конкретном случае.
Иногда — да.
- Это не гарантированное право
- Возможность определяет IT
- Устройства младше 2 лет, как правило, не предлагаются
- Стоимость рассчитывается по формуле Finance
- Текущий пользователь имеет приоритет
- Компания может отказать, если устройство нужно ей дальше
- Запрос сотрудника
- Решение IT
- Расчёт Finance
- Предложение цены
- Согласие сотрудника
- Оформление документов
Международный формат
Работаю за пределами России
Возможны два пути: доставка из России или локальная покупка.
Вариант 1
Компания отправляет устройство
Если доставка возможна и экономически разумна.
Вариант 2
Локальная покупка
Заранее согласуются:
- модель;
- конфигурация;
- максимальный бюджет;
- способ покупки;
- порядок компенсации.
Как согласуется локальная покупка
Перед локальной покупкой IT и Finance заранее согласуют способ покупки, компенсации и оформления устройства.
После оформления
- данные об устройстве вносятся в корпоративный учёт (Planfix);
- устройство регистрируется в MDM при технической возможности;
- дальнейший порядок владения и возврата определяется выбранной схемой оформления.
При увольнении
- сначала может быть предложен выкуп;
- иначе IT определяет разумный способ возврата или дальнейшего распоряжения устройством.
Покупка и учёт
Покупка и учёт техники
Технику покупает IT, а каждое устройство закрепляется за ответственным.
Дополнительную технику планируем заранее
Потребность в дополнительной технике и оборудовании необходимо по возможности планировать заранее — в рамках бюджета на следующий год.
Руководители подразделений заранее передают ожидаемую потребность в IT и Finance: что потребуется, примерное количество и ориентировочную стоимость. Это позволяет учесть закупки в годовом бюджете, заранее оценить расходы и провести покупку через единый процесс IT.
Если потребность возникла вне бюджета
Если необходимость появилась уже после утверждения бюджета, покупка рассматривается отдельно как внебюджетная и требует дополнительного согласования.
- Потребность
- Руководитель или директор дирекции
- Finance
- IT закупает
Сотрудник сначала согласует необходимость со своим руководителем. Дополнительные расходы согласуются с Finance, после чего IT подбирает и закупает оборудование.
Самостоятельная покупка
Самостоятельная покупка корпоративной техники сотрудником или подразделением без предварительного согласования с IT и Finance не допускается.
Planfix и ответственный
Planfix остаётся source of truth по активам. По каждому устройству хранятся:
- тип устройства
- серийный номер
- дата покупки
- стоимость
- дата выдачи
- текущий ответственный
- статус
- ссылка на задачу в Planfix
Временная передача
Самостоятельная передача техники между сотрудниками без участия IT запрещена.
Если устройство временно передаётся другому сотруднику, временный ответственный фиксируется в Planfix; после возврата назначение меняется или снимается.
Когда начинается и заканчивается ответственность
При получении
Начинается
После фактического получения техники и подписания акта или подтверждения выдачи.
При возврате
Заканчивается
После фактического получения устройства IT и фиксации возврата.
Администрирование
Как учитывается техника
Коротко о том, где хранятся данные об устройстве и как часто они сверяются.
Source of truth
Planfix
Принадлежность устройства и его жизненный цикл. Учёт ведётся по серийному номеру.
Техническое состояние
MDM
Технические данные и состояние устройства — по мере подключения к MDM.
- за актуальность данных отвечает IT;
- инвентаризация проводится раз в 12 месяцев;
- учёт ведётся по серийному номеру.
Безопасность
Базовые требования безопасности
Минимальные требования, одинаковые для всех корпоративных устройств.
Корпоративный MacBook
- FileVault включён
- Используется надёжный пароль
- Устройство блокируется при закрытии крышки и при прекращении работы
- IT / Security может удалённо управлять устройством в пределах полномочий
Разумное личное использование рабочего устройства допустимо. Собственное программное обеспечение можно устанавливать, если оно не нарушает требования безопасности и законодательство.
FAQ
Частые вопросы
Короткие ответы на вопросы, которые задают чаще всего.